|
|
Politique du privé
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, Dufferin Research a procédé à l’affichage de la Politique du privé suivante. Et bien que plusieurs de ces politiques soient en vigueur depuis la création de l’entreprise, elles sont maintenant officialisées par cet énoncé.
Une version complète de cette Loi sur la protection des renseignements personnels et autres documents connexes sont disponibles sur le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, www.privcom.gc.ca.
La Loi comporte dix principes qui sont énoncés ci-dessous.
Ces principes sont :
Responsabilité
Rick Frank est le responsable du privé chez Dufferin Research. Si vous avez des questions concernant l’énoncé sur la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec le responsable du privé, Dufferin Research, 2255 St. Laurent Blvd #115, Ottawa, K1G 4K3
Détermination des fins de la collecte des renseignements
Dufferin Research recueille la majeure partie de son information en ligne.
Normalement, l’entreprise Dufferin Research expédie par courriel les invitations à participer à des sondages. Mais il arrive parfois qu’une invitation contextuelle « pop-up » soit lancée à partir d’un site Web pertinent. Dans les deux cas, les répondants sont informés par le biais d’un avis que les réponses fournies sont utilisées exclusivement à des fins de recherche
Dans toute invitation expédiée par courriel, nous prenons soin de préciser clairement le nom Dufferin Research et/ou celui du partenaire en recherche au nom de qui nous effectuons cette étude par sondage. La réponse à l’adresse de retour est toujours acheminée automatiquement à la personne responsable du sondage qui pourra, au besoin, clarifier davantage l’objectif de l’étude en question.
Dufferin Research fournit aux clients commanditaires de l’étude une information globale de l’ensemble des sondages complétés. Quant aux renseignements personnels particuliers non collectifs, ils sont transmis à d’autres partenaires en recherche uniquement à des fins de recherche, comme, par exemple, pour vérifier l’authenticité ou pour mener des études de suivi où le consentement aura préalablement été obtenu.
L’information personnelle n’est jamais transmise à un client ou à un partenaire en recherche pour des fins autres que la recherche.
Consentement
La participation d’un répondant à une étude en ligne est naturellement volontaire, puisque le sondage est complété par le répondant lui-même. En cliquant sur le lien ou en poursuivant au-delà de la première page d’un sondage contextuel, le répondant est considéré comme ayant accordé son consentement implicite à participer au sondage.
La plupart des questions comportent habituellement des catégories d’abstention de réponses (p. ex. Refus/Ne sait pas/Ne s’applique pas/Ne veut pas répondre). Là où les questions sont considérées essentielles à la réussite d’un sondage et pour lesquelles de telles options n’existent pas, un répondant peut choisir de mettre fin à sa participation au sondage, retirant ainsi son consentement s’il préfère ne pas répondre.
Limitation de la collecte
La plupart des sondages en ligne réalisés par Dufferin Research comportent des fichiers témoins temporaires de session qui sont placés sur l’ordinateur de l’usager afin de maintenir la connectivité au serveur Web. Ces fichiers témoins s’autodétruisent dès que l’usager ferme sa session de navigation. Aucun renseignement personnel n’est relevé par les fichiers témoins de la session.
Le serveur Web relève toutefois de l’information sur les « variables environnementales http » de l’usager, - un procédé nécessaire qui est effectué par tous les serveurs Web et qui renferme seulement une information pertinente et utile sur le matériel informatique et sur le logiciel dont le serveur Web a besoin pour faire son travail. Aucune information personnelle n’est recueillie par ce procédé.
La quantité et le genre d’information personnelle recueillis sont limités à ce qui est considéré essentiel aux fins de la recherche. Dans presque tous les cas, l’information personnelle est recueillie dans le but de regrouper les renseignements collectivement et non pour identifier les individus.
Dans certains cas rares où l’objectif consisterait à contacter de nouveau le répondant, ce dernier en sera avisé clairement avant qu’il ait à répondre à la question et son consentement sera alors obtenu explicitement.
Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Dufferin Research utilise ou divulgue l’information personnelle uniquement pour la/les raison(s) qui a/ont motivé la collecte de données et pour laquelle/lesquelles nous avons obtenu un consentement. Le sondage étant normalement complété en ligne, le consentement accordé par le répondant est obtenu au moment du sondage, et nous adhérons à ce principe.
Seule exception à cette politique énoncée est celle où Dufferin Research serait tenue de divulguer des renseignements pour des raisons juridiques comme, par exemple, une citation à comparaître ou autres ordres émis par la Cour ou par le Gouvernement.
Dufferin Research conservera l’information personnelle aussi longtemps que le commanditaire du sondage le jugera nécessaire, et pour des fins déterminées. Dans le cas où elle ne recevrait pas d’instructions claires sur la durée de conservation de l’information personnelle, l’entreprise adhérerait alors aux normes de l’Association canadienne des organisations de recherche en marketing (l’ACORM) qui exige de ses membres qu’ils conservent les questionnaires en copie papier complétés pendant 12 mois et les dossiers électroniques pendant 24 mois.
Lorsque l’information personnelle n’est plus requise aux fins précises déterminées ou à des fins juridiques, elle est détruite. Les dossiers en papier sont alors déchiquetés et les dossiers électroniques effacés.
Exactitude
Dufferin Research procède à la mise à jour de l’information personnelle seulement lorsqu’elle devient nécessaire pour les mêmes raisons qui ont motivé la collecte de données. Vu la nature de la recherche réalisée en ligne, la plupart des contacts ne servent qu’une seule fois et, de ce fait, ne sont jamais modifiés durant leur stockage chez Dufferin Research.
Dans le cas où Dufferin Research devait conserver l’information personnelle pour l’utiliser sur une base continue (ce qui ne constitue pas une pratique courante pour l’entreprise), elle prendrait alors toutes les dispositions nécessaires pour en assurer l’exactitude.
Mesures de sécurité
Plusieurs mesures de sécurité ont été mises en place pour protéger l’information personnelle.
Le bureau au complet, y compris l’aire de stockage des données, est protégé par un système de sécurité électronique 24 heures sur 24, afin de limiter l’accès physique aux renseignements aux personnes non autorisées.
La sécurité électronique est assurée grâce à des pare-feu multiniveau et à une politique de mot de passe sécuritaire qui ont pour effet de prévenir tout accès non autorisé à l’information personnelle stockée dans le réseau.
Dufferin Research informe toutes les personnes, à qui elle accorde l’autorisation d’accéder au réseau ou d’accéder physiquement aux locaux renfermant l’information personnelle, de ses politiques et procédures concernant la confidentialité, la sécurité et le privé, et les avise clairement de leur obligation de se soumettre à ces directives.
Des ententes de confidentialité sont signées régulièrement avec des tierces personnes qui participent au processus de collecte de données pour les sondages (même si elles ne sont pas au courant de l’information personnelle).
Dufferin Research procède au déchiquetage de tout document papier contenant de l’information personnelle, dans le but de prévenir l’accès non autorisé au moment de la destruction. Les disques durs périmés, non utilisés ou défectueux contenant de l’information personnelle sont détruits avant d’êtres jetés pour éviter que les données ne soient récupérées.
Transparence
Dufferin Research reste ouverte quant aux méthodes utilisées pour sauvegarder et gérer l’information personnelle. On peut accéder à l’information sur ces procédures par l’entremise de la Politique du privé. Pour obtenir des clarifications, on doit communiquer avec le responsable du privé.
Accès aux renseignements personnels
Sur demande, une personne pourra être renseignée sur l’existence, l’usage et la divulgation d’une information personnelle quelconque sur elle que Dufferin Research pourrait posséder ou contrôler actuellement.
Les personnes pourront avoir accès à l’information personnelle sur elles après avoir fourni une preuve d’identité (pour s’assurer que l’information personnelle ne tombe pas entre les mains de la mauvaise personne par mégarde) et fait une demande par écrit au responsable du privé.
Nous acquiescerons aussi aux requêtes visant à identifier la source de l’adresse électronique d’une personne, dans le cas des sondages en ligne, afin que le répondant puisse prendre les dispositions pour retirer son nom de la liste s’il le désire.
Si, pour une raison quelconque, l’accès à l’information personnelle est refusé comme, par exemple, dans le cas où l’information aurait été recueillie à des fins d’enquête judiciaire, une réponse par écrit précisant les raisons du refus sera fournie. La personne pourra alors contester la décision de Dufferin Research.
Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
La conformité de Dufferin Research à la Politique du privé peut être contestée en adressant par écrit les plaintes ou questions au responsable du privé.
Dufferin Research examinera toutes les plaintes reçues et tentera de résoudre celles qui, à son avis, seront justifiées; elle corrigera, au besoin, ses politiques et procédures pour refléter ces conclusions.
Toute personne insatisfaite de la réponse que fournirait Dufferin Research à sa plainte pourrait communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.
|
